Você esta com duvida sobre certificação digital? Vamos lhe ajudar!
Quem precisa de Certificação Digital?
Uma dúvida muito comum a respeito da certificação digital diz respeito a quais pessoas ou entidades precisam da mesma. Vale ressaltar que em determinadas situações isso nem sempre é passivo de escolha. Em alguns casos – como de algumas empresas – o uso do certificado digital é obrigatório. Vamos entender melhor:
Suponhamos que você já leu nosso artigo onde explicamos para que serve um certificado digital (se ainda não leu, pode conferi-lo aqui: <https://www.logistra.com.br/site/o-que-e-certificacao-digital/>), portanto, já possui uma base de suas funcionalidades. Para pessoas físicas, por exemplo, ele pode ser utilizado para assinar declarações de imposto de renda, assinar contratos, fazer login em sites como e-CAC da Receita Federal e muitos outros. Tudo de maneira rápida, simples e muito segura, devido à sua criptografia.
Para pessoas jurídicas, as funcionalidades são praticamente as mesmas. Ocorre que para acessar diversos sites e portais do Governo Federal – que são necessários para o funcionamento e manutenção da empresa, como e-CAC, e-Social, etc. – o certificado digital é obrigatório.
Dessa forma, quem precisa de um certificado digital são todas as pessoas físicas, jurídicas e sites que desejam (ou, como já citamos, necessitam) realizar determinadas transações online de uma maneira segura e com autenticidade.
Como é a obrigatoriedade do Certificado Digital para algumas empresas?
Empresas inscritas nos regimes tributários de lucro presumido e lucro real são obrigadas a emitir NF-e, consequentemente, necessitam de um certificado digital porque a NF-e, via de regra, é assinada digitalmente. Mas não é só isso, veja:
* Empresas de lucro presumido:
Grande parte das declarações mensais e anuais exigidas pela Receita Federal para empresas desse regime tributário só podem ser realizadas com o uso do certificado digital, tornando-o indispensável.
* Empresas com funcionários:
Apesar de não ser obrigatório em todos os casos, o uso da certificação também se faz necessário para prestar informações a respeito dos colaboradores, informações exigidas pela Previdência Social e Caixa Econômica Federal.
* Microempreendedor individual (MEI):
Um caso relativo, pois em alguns estados brasileiros não é obrigatório a emissão de NF-e pelos microempreendedores individuais (MEI). Portanto, os empresários que optarem por esse modelo de empresa podem estar sujeitos a utilização da certificação digital ou não, dependendo do seu estado.
Quais são os principais benefícios do Certificado Digital?
A rotina de quem faz uso de um certificado digital tem lá suas vantagens. A lista pode se tornar extensa quando analisamos minuciosamente, mas, ainda assim, podemos citar as principais vantagens:
* Uso da tecnologia a favor da empresa;
* Automatização de processos e consequentemente redução de tempo;
* Aumento da confiabilidade e credibilidade;
* Redução do risco de falhas e fraudes na empresa;
* Garantia de privacidade e maior segurança nas transações eletrônicas;
* Redução de custos relacionados a processos, já que os documentos eletrônicos assinados digitalmente utilizando certificados digitais têm validade jurídica e dispensam o reconhecimento de firma em cartório.
São diversos os benefícios e aqui listamos apenas alguns deles. A certificação digital torna-se, a cada dia, mais conhecida e mais moderna. Vale a pena conferir na prática todas as vantagens que ela oferece, você não irá se arrepender.
Qual é a melhor opção de Certificado Digital?
A escolha da melhor opção de certificado está indissoluvelmente ligada à sua necessidade de uso. Você utilizará o certificado em apenas uma ou em mais máquinas simultaneamente? Essa é apenas uma das perguntas a serem feitas na hora de escolher o modelo de certificado. Vejamos alguns fatores a serem considerados:
* O armazenamento:
Refletindo a pergunta feita anteriormente (Você utilizará o certificado em apenas uma ou em mais máquinas simultaneamente?), podemos analisar que o certificado digital modelo A1, por exemplo, pode ser instalado e utilizado em diversas máquinas simultaneamente. Muito fácil, não? É sim, porém, uma vez instalado, ele pode ser utilizado por qualquer pessoa em posse da máquina em questão, isso porque não há a necessidade de digitar a senha a cada operação realizada. Dessa forma, deve ser feita uma análise calculista se esse modelo é mesmo a melhor opção para você ou sua empresa. Por outro lado, o certificado digital modelo A3 é gravado em um cartão inteligente ou em um token, ambos com criptografia de ponta que, necessitando uma senha para sua utilização, impedem o uso do certificado por pessoas não autorizadas.
* Alteração de endereço;
* Alteração em filiais (abertura, exclusão, mudança de endereço, etc.);
* Alteração de quadro societário, exceto representante legal;
* Alteração de cláusulas do contrato social;
* Alterações cadastrais nas Juntas Comerciais;
Portanto, ao escolher o melhor modelo de certificado digital para sua empresa, você deve, além do tempo de validade, analisar se será feita alguma alteração empresarial em um período de tempo pequeno após a emissão do certificado, tendo em vista que isso pode inutilizar o mesmo. Você emitiria um certificado digital com validade de 3 anos se já sabe que em 3 meses após a emissão do mesmo será alterado o representante legal da empresa? Tudo isso deve ser levado em consideração.
Após absorvermos as informações prestadas até aqui, ficou mais fácil analisar qual é o melhor certificado para você ou para sua empresa, não ficou? A certificação digital vem se tornando cada vez mais conhecida e necessária, mas nem por isso deixa de ser algo sério. Envolve muita responsabilidade. Mantenha-se sempre informado e não hesite em perguntar. Nós, da Logistra, estamos sempre à disposição para sanar quaisquer possíveis dúvidas que possam surgir.
Referência:
Fonte: SANTIAGO, Christopher. O guia completo sobre Certificado Digital. 2018. Disponível em: https://solutiresponde.com.br/o-guia-completo-sobre-certificado-digital/
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